ההוצאות מהוות מרכיב חשוב מאוד בקביעת הרווח וההכנסה החייבת במס.
הרווח החייב במס הינו ההכנסות מהעסק בניכוי ההוצאות. מכאן שככל שההוצאות יהיו גבוהות יותר הרווח יקטן, וכפועל יוצא גם תשלומי המס.
לכן ככל שנדאג לדווח ולהעביר הוצאות גבוהות יותר תשלומי המיסים שלנו יקטנו.
את ההוצאות ניתן לחלק למספר סוגים :
- הוצאות שוטפות שמוכרות במלואן (כמו קניית חומרי גלם או שכר לעובדים).
- הוצאות שוטפות שהרשויות הגבילו את הכרתן (כמו רכב, ביגוד או אש"ל).
- הוצאות מעורבות שחלקן פרטי וחלקן עסקי (למשל : תשלומי חשבונות עבור משרד שנמצא בתוך הבית) מוכרות באופן יחסי להוצאה העסקית (החלק היחסי של המשרד מכלל שטח הבית).
- הוצאות בעלות אופי עונשי אינן מוכרות כלל, כמו קנסות או דו"חות.
- הוצאות הוניות (בגין רכישת נכס) שמיועדות להניב הכנסה לאורך מספר שנים; ההכרה מתבצעת באופן חלקי, בהתאם לאורך חיי הנכס כפי שהוגדר במס הכנסה, כאשר חלק ההוצאה המוכר ייקרא "הוצאות פחת".
להלן פירוט סוגי הוצאות אותן ניתן לדרוש ובכך להקטין את חבות המס המע"מ והביטוח הלאומי :
הוצאות כלליות
ספרות והשתלמות מקצועית – חומר מקצועי/קורס/ימי עיון/השתלמות לשימור רמה מקצועית (כמו קורס באנגלית, במחשבים וכדומה לא לרכישת תואר או תעודה ).
הוצאות אחזקה ותיקונים – הוצאות אחזקה שוטפת/ תיקון ליקויים/ צבע/ חשמל/ ביטוח/ ועד וכד'.
הוצאות משרדיות – ציוד משרדי, ניקיון, דואר, משלוחים וכד'.
תקשורת – אינטרנט/ טלפון בעסק/ טלפון נייד וכדו'.
הוצאות פרסום ושיווק – כולל קידום מכירות.
הוצאות ייעוץ – משפטיות, אימון עסקי , יעוץ מס והנהח"ש .
דמי שכירות ודמי ניהול – משרד/ חנות/מפעל מחסן (בעניין זה חייב לדרוש מהמשכיר אישור ניכוי מס במקור שבו רשום אחוז שעל השוכר להעביר לפקיד השומה בשמו של המשכיר, ללא ניכוי זה ההוצאה לא מוכרת) שכירות בית המשמש למגורים באופן כללי אינה הוצאה מוכרת.
עמלות/תמלוגים – לצורך ייצור ההכנסה.
שכר – כולל עלויות מעביד כמו תשלום ב"ל וקופות שמחייב החוק .
קניות סחורה ומלאי – למי שיש מלאי בעסק, קניות של חומרי גלם בעסק לפי תחומו (כמו סיגריות ושתייה בקיוסק, ירקות בחנות ירקות וכדומה).
הוצאות ייבוא/ יצוא / עמיל מכס
בגדי עבודה – מוכרים עם לוגו או בגדים ייעודים (סינר לטבח/ נעלי בטיחות/ כובע/ כפפות) .
הוצאות מיסים – מיסים עירוניים/ אגרות/ רישיונות/ דמי חבר/ היטלים (קנסות לא ניתן לתבוע את ההוצאה) .
ביטוח עסקי – ביטוח אחריות מקצועית/ ביטוח עסק/ ביטוחי כלי רכב שמשמשים בעסק וכדומה.
כיבודים – כיבוד קל לארוח בבית העסק כמו עוגיות/ קפה/ תה/ סוכר וכדומה (חלק מההוצאה "מתואמת" כלומר, לא נתבעת אבל יש להעביר את כל החשבוניות ).
מתנות – שניתנו בישראל במסגרת עיסוקך, (ללקוחות / ספקים וכדומה ) ניתן לנכות עד לתקרה שנתית לאדם שנקבעת בחוק.
פחת – יותר כהוצאה לרהיטים/בניין/רכבים ו/או נכסים אחרים שהוגדרו
הוצאות אחזקת רכב
בתנאי – שהרכב שימש בייצור ההכנסה (לא אצל שכיר).
הוצאות כוללות – ביטוח חובה/ ביטוח מקיף / רישיון רכב/ טיפולים/ דלק/ השכרת רכב.
הוצאות הרכב יתואמו בהתאם לתקנות (לדוגמא : רכב פרטי 45% מוכר).
מימון ועמלות
בתנאי – שההוצאות בחשבון עסקי.
הוצאות כוללות – ריבית ועמלות בניהול החשבון והלוואות לטובת פעילות העסק (כמו הלוואה לרכישת משאית הריבית מוכרת) ועמלות לחברות אשראי .
הוצאות נסיעה לחו"ל
הנסיעה לחו"ל לצורך העיסוק כעצמאי והכרחית לייצור ההכנסה.
הוצאות כוללות – עלות הכרטיס טיסה, שכירת רכב, לינה , וכדומה.
רישום ותיעוד – יש לשמור מסמכים שמאמתים שאכן הנסיעה הינה עסקית (כמו כרטיס כניסה לתערוכה בתחום, הסכם שנחתם עם ספק/לקוח וכד').
הוצאות עבודה מהבית
בתנאי שאכן הבית משמש כמשרד/קליניקה וכדומה .
הוצאות כוללות – ארנונה/ ועד/ ביטוח בית/ חשמל. יוכרו באופן חלקי בהתאם לחלק היחסי של החדר/ פינת העבודה מכלל הדירה.
אינדקס הוצאות מוכרות
| שם ההוצאה | אחוז מוכר למע"מ | אחוז מוכר למס הכנסה | |
| הוצאות תפעוליות | קניות סחורה למכירה | 100% | 100% |
| ציוד מתכלה, כלים וחומרים ועוד | 100% | 100% | |
| חשמל משרד | 100% | 100% | |
| חשמל בבית | 25% | 25% | |
| שכירות משרד | 100% | 100% | |
| ארנונה משרד | 0% | 100% | |
| ארנונה בית | 0% | 25% | |
| מים משרד | 100% | 100% | |
| ציוד משרדי | 100% | 100% | |
| משלוחים | 100% | 100% | |
| אחזקה | 100% | 100% | |
| כיבוד למשרד – חלב ועוגיות פירות וירקות | 0% | 80% | |
| טלפון | 100% | 100% | |
| נייד | 67% | 100% | |
| אינטרנט | 100% | 100% | |
| מעטפות, בולים ואריזות | 100% | 100% | |
| תשלום עבור תא דואר | 100% | 100% | |
| חומרה למחשב | 100% | 100% | |
| תוכנות למחשב | 100% | 100% | |
| שרותי מחשב | 100% | 100% | |
| שרותי ניקיון | 100% | 100% | |
| ביטוח מחשבים | 100% | 100% | |
| אחזקת אתרי אינטרנט | 100% | 100% | |
| הוצאות רכב | הוצאות למוסך | 67% | 45% |
| חלפים לרכב | 67% | 45% | |
| דלק וחניה | 67% | 45% | |
| ליסינג | 0% | 45% | |
| ביטוחים | 0% | 45% | |
| רישיון רכב | 0% | 45% | |
| הוצאות נסיעה, אוטובוסים, מוניות, רכבת | 100% | 100% | |
| הוצאות מימון | עמלות כרטיסי אשראי | 100% | 100% |
| עמלות בנקאיות | 0% | 100% | |
| הוצאות כלליות | ספרות מקצועית | 100% | 100% |
| השתלמויות | 100% | 100% | |
| יעוץ עסקי | 100% | 100% | |
| יעוץ שיווקי / פרסומי | 100% | 100% | |
| הנהלת חשבונות | 100% | 100% | |
| הוצאות משפטיות | 100% | 100% | |
| רואה חשבון | 100% | 100% | |
| שיווק ופרסום | 100% | 100% | |
| קבלני משנה | 100% | 100% | |
| ביגוד מקצועי | 100% | 100% | |
| מתנות לחג ללקוחות וספקים | 100% | 100% | |
| הוצאות ללא מע"מ | נסיעות לחו"ל | 0% | 100% |
| קניות באילת | 0% | 100% | |
| אגרות שונות | 0% | 100% | |
| קניה ממלכ"ר / עמותה | 0% | 100% | |
| קניה בחו"ל | 0% | 100% | |